R4.1月加筆（税理士 洗川孝典先生 寄稿）電子帳簿保存法が改正されます！

令和４年１月から実施されることとなっていました「電子取引の電子データ保存の義務化」については、昨年１２月の与党税制改正大綱を受けて、２年間の猶予期間が設けられ、令和６年１月１日から実施されることとなりました。

　実施が２年間猶予となった背景には、システム改修などの対応が遅れていて間に合わないといった声が多くの事業者から寄せられていたことがあるようです。

　これにより、当面は、電子データでなく、これまで同様、書面に印刷した状態での保存が認められることになります。

　しかし、今後、電子化に対応しなくてよいということではありませんので、事業者の皆さんには、直前になって慌てることがないよう、将来の電子化に向けて準備を進めていただくことをお勧めします。

　注目☞　この改正はすべての事業者に影響があります！　

　ビジネス社会においては、取引の際に作成される書類の電子化やペーパーレス化、キャッシュレス決済などデジタル化が急速に進んでいます。また、経理事務の現状は、テレワークの推進、クラウド会計ソフトの普及拡大という流れの中にあります。

　このようなデジタル化の流れを踏まえて、２０２２年（令和４年）１月１日から、電子帳簿保存法が改正されます。

　電子帳簿保存法とは、企業や個人事業主が、

①　取引を記録して備え付ける「出納帳」や「仕訳帳」、「総勘定元帳」などの帳簿書類や「貸借対照表」、「損益計算書」などの決算書類、

②　取引に関して作成される「見積書」、「納品書」、「請求書」、「領収証」などの証憑書類

を紙で保存するのではなく、電子データ保存またはスキャナ保存することを認める法律のことです。

　これまでは、税務署長の事前承認が必要だったり、適用を受けるための要件が細かく規定されていましたが、事前承認制度の廃止、要件の大幅な緩和などの改正が行われています。

　ここまで読んでいただいて、「自社には影響のない話題」だとか、「自分の事業では、発行する請求書も受け取る請求書も紙ベースでやりとりしているので関係ない」と、多くの事業経営者の皆さんが思ってらっしゃるのではないでしょうか。

　いいえ、そうではありません。企業経営、個人事業主を問わず、事業を営んでおられるすべての方に影響を及ぼす改正となっています。

　皆さん、ご自身の事業の周りの状況を少しだけ考えてみてください。

• インターネットショッピングを利用したことはありませんか？
• 携帯電話やインターネット通信の月額利用料、クレジットカードや交通系ＩＣカードの利用明細をパソコンやスマホアプリから入手していませんか？
• 取引先からの請求書や見積書が電子メールに添付して送られてきていませんか？
• 社員が会社の経費を立て替えた際に、社員がスマホアプリを利用して決済していることはありませんか？

　今般の電子帳簿保存法の改正で新たに制定されたものの中に「電子取引のデータ保存制度」というものがあります。上の４つの事例はいずれも電子取引に該当します。

　法律の定義をみてみましょう。電子取引とは、「取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、請求書、領収証、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される情報の授受を電磁的記録により行う取引」とされています。

　具体的には、いわゆるＥＤＩ取引、インターネットによる取引、電子メール（添付ファイルを含みます）により取引情報を受け渡しするもの、インターネット上のサイトを通じた取引などが該当します。

　これらの電子取引は、２０２２年（令和４年）１月からは、書面にプリントアウトして保存するのではなく、電子データのまま保存することが義務付けられ、この義務化はすべての事業者に適用されることになります。

　それでは、電子取引のデータを実際にどのようにして保存したらよいのでしょうか。簡単な例を挙げて説明しましょう。

(例）取引先から請求書が電子メールに添付して送られてきました。   取引情報が記載されている添付ファイルをPDFファイルに変換して保存します。電子メール本文に取引情報が記載されていなければメール本文の保存は必要ありませんが、もし、メール本文に取引情報が記載されていれば、そのメール本文もスクリーンショット機能を使って保存します。 そして、保存するファイル名に、「年月日」、「相手先名称」、「金額」を付して、任意のフォルダあるいはUSBなどの保存媒体に格納して保存します。

一例を示しましたが、来年１月から電子取引については、この例のように電子データでの保存が義務付けられますので注意が必要です。

なお、電子取引をこれまで同様に、書面にプリントアウトして保存することに問題はありませんが、電子データによる保存は必須となりますので、電子データと紙ベースの２元管理ということになります。

仮に、紙にプリントした請求書は保存しているが、電子メールに添付された請求書を電子データで保存していないという場合には、法律で定められている帳簿書類の保存がないということになり、青色申告が取り消される可能性があるということを認識しておく必要があります。

いずれにしましても、本年中にご自身の事業の中で電子取引に該当するものをピックアップしていただき、来年１月からの電子データ保存に向けた準備を開始されることをお勧めします。